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    基于云服务的商业文库管理平台如何设计

    admin2018-03-29 15:39 | 人气:446

    现代社会已经全面进入了信息化时代,受信息化技术冲击,现代企业管理运营不得不做出适应时代的改变。其中,最显著的一个变化现象为,电子文档已替代纸质文档成为公司最重要的信息载体之一。企业在日常业务运作与办公过程中,每天都在产生大量的电子文档,特别是集团化公司,由于业务丰富繁多,伴随着业务开展无时无刻不在产生各种电子文档。

    企业电子文档五花八门,包括不同格式与类型,内容涉及行政财务管理、产品和技术研发、市场推广方案、销售支持材料等各个职能与业务部门的不同文档,如公司制度规章、会议记录、员工手册、财务报表、技术文档、需求文档、产品手册、客户资料、设计文档、推广方案、培训材料、项目文档、项目合同等。

    为了解决海量的企业电子文档的存储与管理难题,充分发挥文档价值,很多企业提出了建立统一高效的企业文库管理平台的需求。希望通过企业文库管理平台实现对企业电子文档的集中式管理,有效地减少企业资源浪费,提高企业文档管理水平和服务效率,帮助企业积累与传承知识财富。

    常见的企业电子文档管理问题

    缺乏系统有效的管理方式,这些电子文档通常是粗放式管理或者处于无管理状态,零散地存储在不同设备或员工个人电脑中。很多有价值的电子文档无法被及时查阅与有效利用,一方面埋没了文档价值,造成企业资源浪费,另一方面由于文档信息沟通不畅,协同困难,在企业日常管理运营过程中容易引发各种问题。

    1. 存储与管理问题

    海量文档存储管理困难:企业在源源不断地产生文档,而且经过日积月累,企业数据庞大,种类繁杂;大量文档资料散落在员工个人电脑上,一旦电脑中毒、硬件损坏或者人为误操作,容易导致文件丢失;缺乏统一的存储管理平台,无法进行集中备份和管理。

    文档版本管理混乱:尤其是与日常业务紧密相关的文档,需要经常被调用,也会根据实际需求变化被不断地修改修订,往往造成文档版本繁多。如果稍不注意就会发生用错文档版本的情况,最为严重的是新版本被老版本覆盖掉,将错就错,酿成大错。

    档权限管理缺失:尤其是集团化公司,公司部门、人员机构复杂,缺乏规范、有效的权限管理制度,导致机密文档泄露,给企业带来巨大损失。

    2. 查找和使用问题

    查找缓慢效率低下:文档如果没有被统一收集存储管理,搜索查找文档如同大海捞针,耗时耗力,查找非常缓慢、效率低下,甚至根本无法找到。再者,企业文档种类众多,更新速度非常快,查找信息非常不方便,普通的搜索引擎功能难以满足需求。

    文档使用繁琐不便:紧张繁忙的工作中,存在各种迫切的文件使用需要,如在线预览、快速打印、项目审批、获取最新版本、查看文件历史版本、外链分享等。如果无法第一时间满足这些办公文档需求,容易导致工作开展不便甚至受阻,影响工作进程。

    3. 文档安全问题

    重要文档缺乏管控:文件归档移动、修改删除、下载分享等操作缺乏有效的监察管理,一旦出现纰漏,导致文档信息遗失或者外泄,都有可能造成重大损失。信息安全问题,不容轻视。

    文档容易损坏遗失:缺乏统一的文档管理平台,没有建立相应的数据备份与容灾机制,文档容易在存储和传送过程中损坏甚至遗失。对一些核心企业数据,备份存储、多副本容灾、加密传输等显得尤为重要。

    企业知识传承受阻:当有员工离职或者调岗时,如果相关的大量工作文档被直接带走,或者删除,将导致知识无法有效传承给工作继任者,容易造成企业资产的流失。重要岗位工作衔接不畅,甚至影响公司正常运营。

    4. 共享协作问题

    文档无法有效协作:日常工作中,多数员工仍然习惯通过邮件、即时通讯软件共享文档,但是这样只能共享少量文档,大多数电子文档流转困难,处于封闭状态。导致企业员工无法基于文档进行高效共享和协作,快速获取他人手里的自己所需的文档,充分释放文档价值。

    移动办公的需求:企业对于解决移动办公的问题越来越重视。例如员工在出差的情况下,如果难以及时调用公司的文档文件,获得相应支持,将会对业务开展产生严重影响。

    开始云企业文库管理平台建设解决方案

    针对如何解决企业文档管理问题,开始云结合自身十多年的技术实践和丰富的成功案例经验,为企业提供了完整成熟的解决方案。其中,通过分析常见的文档管理需求和云计算技术特点,开始云提出了帮助企业建立统一高效的基于云服务的企业文库管理平台。利用云存储和云服务实现对企业电子文档的统一集中管理,基于KASS企业内容管理系统产品内核,一站式满足文件的安全存储、高效协同、移动办公等各种不同的业务需求。

    1. 企业文库管理平台的系统架构

    根据企业数据安全存储、文档管理、文档检索、协同办公等需求,企业文库管理平台按照三层系统结构进行设计,可分为底层架构层、基础服务层、应用层三个部分。如图所示:


    1. 应用层

    门户终端: PC桌面版、网页版、移动端

    操作管理:提供文档的发布管理、文档预览管理、上传下载、移动归类、复制收藏等日常操作功能,用户可以评注和查阅版本、发起流程、外链分享等。

    目录分类:提供文档目录分类、树状浏览方式、查看子文件夹结构、列视图配置、回收站管理和归档等应用。

    文档检索:提供给用户全文检索、按属性检索、标签检索、关联检索、在结果中检索等。

    文档安全管理:对文档目录、文件夹、单个文档,多种方式分级的权限控制和访问授权,支持水印保护和电子签章,并对外链分享文档可预设访问密码、有效时间等,有效保障文档的安全,对核心数据保密处理,防范外泄。

    其他辅助功能:提供文档使用与协作的相关辅助功能,如消息提醒、通知、订阅、锁定、闹钟、标记状态、操作行为、统计分析报表等。

    2. 基础服务层

    元数据:元数据管理平台,可通过元数据服务功能,为应用功能提供元数据服务。

    工作流:流程引擎提供了标准的流程设计模板,方便文档管理员和系统管理员自定义配置和修改,以及为了快速跟踪响应与调整适应变化的管理流程,提供了监控工具和扩展接口。

    搜索引擎:企业级搜索引擎提供全文检索和分类属性检索需要,支持二次搜索,并具备快速响应能力,提高检索的准确性,高效完成搜索调度任务。

    消息引擎:能够将系统内的文档操作提醒和流程发布等系统消息实时提醒。同时,支持集成短信提醒,企业专用短信渠道,发送短信到用户手机,保障消息传达的及时性。

    权限管理:文档管理员和系统管理员自定义设置角色和分配权限,支持多种类型分级授权(文件夹、单个文件、组、单个用户、灵活设置),支持对授权行为进行监督,避免权限失控,满足各种特殊需求。

    文档转换:支持将各种文档格式快速转换为pdf格式,实现快速预览与水印等需求。

    数据分析:对文档使用进行跟踪、分析、提醒和审核,提供日志查看,统计分析报表,也提供备份和恢复的功能。

    扩展服务:通过提供系统的对象模型、接口方法、开放API/SDK支持二次开发。

    1. 底层架构层

    采用解决海量非结构化数据的树状存储及高IO吞吐的KFS企业级分布式文件系统。根据系统规模、数据量、并发访问量、吞吐能力等要求,可灵活支持DAS、iSCSI、NAS、SAN、云存储等各种类型存储,由内容管理平台进行存储资源的统一配置管理。

    系统部署模型:支持阿里云等主流云计算平台,以及私有云环境。

    2. 企业文库管理平台主要功能框架

    建立一个统一高效的企业文库管理平台,有利于企业实现对电子文档进行统一收集管理、安全存储、有效控制等,也是企业员工基于文档共享协作提高工作效率的有效手段。开始云作为国内首家专业的企业内容管理云端解决方案提供商,专注于企业内容管理10余年,依托成熟的产品技术经验,以及对客户业务的深刻了解,致力于通过信息化技术手段为企业解决文件管理难题。开始云企业文库管理平台建设解决方案,将有助于企业对电子文档集中管理,减少文档资源的流失,提升文档利用价值,促进企业高效运营,提升企业核心竞争力。


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